Arbeitsaufträge

Arbeitsaufträge sind der Kern des Systems. Sie repräsentieren Störungsmeldungen, Wartungsaufgaben, Inspektionen und Angebotsanfragen für Ihre Anlagen.

Arbeitsauftragsliste

Die Liste zeigt:

• Auftragsnummer
• Titel
• Anlage
• Standort
• Status (farbcodiert)
• Priorität
• Arbeitstyp
• Zugewiesener Auftragnehmer
• Fälligkeitsdatum
• Erstellungsdatum

Filter

Sie können filtern nach:

• Status
• Priorität
• Arbeitstyp
• Auftragnehmer
• Standort

Massenaktionen

Wählen Sie mehrere Aufträge über die Kontrollkästchen aus und:

• Ändern Sie den Status in einer Massenaktion
• Löschen Sie mehrere auf einmal

Einen Arbeitsauftrag erstellen

1. Klicken Sie auf Arbeitsauftrag erstellen
2. Füllen Sie die Details aus:

Grundinformationen

Feld	Beschreibung
Titel	Kurzbeschreibung (z.B. "Klimaanlage defekt")
Beschreibung	Detaillierte Beschreibung des Problems
Anlage	Anlage auswählen (oder QR-Code scannen)
Problemtyp	Standardisiertes Problem aus einem Dropdown basierend auf dem Anlagentyp (z.B. "Kühlt nicht", "Undichtigkeit"). Wenn der Problemtyp als "manuelle Eingabe" gekennzeichnet ist, erscheint ein Freitextfeld für zusätzliche Details.
Arbeitstyp	Korrektiv, Präventiv, Inspektion oder Angebot
Priorität	Niedrig, Mittel, Hoch oder Dringend
Fälligkeitsdatum	Erwartetes Fertigstellungsdatum (wird bei Direktversand automatisch auf 24 Stunden gesetzt, wenn leer gelassen)

Workflow

Option	Beschreibung
Direktversand	Der Auftrag geht direkt an den Auftragnehmer
Zur Prüfung senden	Der Auftrag geht zuerst zur Genehmigung an den Facility Manager

Auftragnehmerzuweisung

Das System schlägt automatisch den passenden Auftragnehmer basierend auf aktiven Verträgen vor. Sie können den Vorschlag annehmen oder manuell einen anderen Auftragnehmer auswählen.

Fotos

Sie können Fotos des Problems mit Bildunterschriften anhängen, sowohl bei der Erstellung (auf dem Erfolgsbildschirm) als auch beim Bearbeiten eines bestehenden Arbeitsauftrags.

3. Klicken Sie auf Speichern

Arbeitsauftragsstatus

Status	Beschreibung
Offen	Neuer Auftrag, noch nicht zugewiesen
Prüfung ausstehend	Wartet auf Genehmigung des Facility Managers
Zugewiesen	Dem Auftragnehmer zugewiesen, noch nicht begonnen
In Bearbeitung	Auftragnehmer arbeitet daran
Abgeschlossen	Arbeit ist erledigt. Nach Abschluss kann der Auftragnehmer einen Servicebericht einreichen, der die durchgeführte Arbeit dokumentiert.
Storniert	Auftrag wurde storniert

Workflow

Direktversand

Offen → Zugewiesen → In Bearbeitung → Abgeschlossen

Der Auftrag wird direkt an den Auftragnehmer gesendet. Geeignet für wiederkehrende oder kostengünstige Probleme.

Zur Prüfung senden

Offen → Prüfung ausstehend → Zugewiesen → In Bearbeitung → Abgeschlossen

Der Auftrag geht zuerst an den Facility Manager, der folgende Möglichkeiten hat:

• Priorität ändern
• Fälligkeitsdatum anpassen
• Auftragnehmer wechseln
• Kommentare oder Fotos hinzufügen
• Genehmigen: Sendet den Auftrag an den Auftragnehmer und löst eine E-Mail-Benachrichtigung aus
• Ablehnen: Setzt den Auftrag auf den Status Offen oder Storniert zurück

Geeignet für Probleme mit höherer Komplexität oder Kosten.

An den Auftragnehmer senden

Wenn ein Arbeitsauftrag einem Auftragnehmer zugewiesen ist, erscheint eine Schaltfläche An Auftragnehmer senden (Briefsymbol) in der Aktionsspalte. Durch Klicken wird eine E-Mail mit einem PDF-Anhang des Arbeitsauftrags an den Auftragnehmer gesendet.

Nach dem E-Mail-Versand erscheint ein grünes Häkchen neben dem Namen des Auftragnehmers als Bestätigung der erfolgreichen Zustellung, zusammen mit dem Sendezeitstempel beim Darüberfahren.

TIP

Beim FM-Prüfungs-Workflow wird die E-Mail automatisch gesendet, wenn der Manager den Auftrag genehmigt. Eine separate Aktion ist nicht erforderlich.

Arbeitstypen

Typ	Beschreibung
Korrektiv	Störungsbehebung: etwas ist defekt und muss repariert werden
Präventiv	Geplante Wartung: regelmäßige vorbeugende Arbeiten
Inspektion	Zustandsbewertung: Beurteilung ohne Eingriff
Angebot	Angebotsanfrage: Kostenvoranschlag eines Auftragnehmers

Benachrichtigungen

Während des Lebenszyklus eines Arbeitsauftrags werden automatisch Benachrichtigungen gesendet:

• Der Auftragnehmer erhält eine professionelle HTML-E-Mail (einschließlich eines PDF-Zuweisungsdokuments)
• Der Facility Manager wird per E-Mail benachrichtigt, wenn ein Arbeitsauftrag zur Prüfung eingereicht wird
• Statusänderungen erzeugen plattforminterne Benachrichtigungen

Erinnerungen

Das System unterstützt das Senden von Erinnerungen an Auftragnehmer für überfällige oder ausstehende Arbeitsaufträge. Die Anzahl der Erinnerungen und der Zeitstempel der letzten Erinnerung werden für jeden Arbeitsauftrag erfasst, um Managern die Nachverfolgung zu erleichtern.

Auftragnehmer neu zuweisen

Wenn ein Arbeitsauftrag bereits einem Auftragnehmer zugewiesen ist, kann im Aktionsmenü die Aktion Reassign erscheinen.

Reassign bedeutet nicht nur eine manuelle Auswahl. Titanus führt damit die automatische Zuweisungslogik erneut mit dem aktuellen Anlagen- und Vertragskontext aus.

• Wenn ein passender Vertrag gefunden wird, aktualisiert Titanus die Zuweisung und bestätigt den neu ausgewählten Auftragnehmer.
• Wenn kein passender Vertrag gefunden wird, bleibt die aktuelle Zuweisung unverändert und Titanus zeigt einen Warnhinweis.

Das ist hilfreich nach Vertragsänderungen, Korrekturen an Anlagendaten oder wenn geprüft werden soll, ob inzwischen ein besser passender Vertrag existiert.

Export und Massenaktionen

Wenn die Funktion Import / Export aktiviert ist, bietet die Seite eine Schaltfläche Export für die gefilterte Arbeitsauftragsliste.

Die Auswahl mehrerer Arbeitsaufträge öffnet eine Bulk-Action-Leiste, die unter anderem enthalten kann:

• Statusänderung für mehrere Aufträge
• Sammelkopie
• Sammellöschung

Archivierung

Verwenden Sie die Aktion Archivieren aus dem Aktionsmenü (drei Punkte), um einen Arbeitsauftrag zu archivieren. Archivierte Arbeitsaufträge werden aus der Hauptliste ausgeblendet, bleiben aber als historische Referenz im System erhalten.

• Archivierte Arbeitsaufträge erscheinen, wenn Sie den Filter Archiviert auswählen
• Klicken Sie auf Dearchivieren, um einen Arbeitsauftrag wiederherzustellen