Zahlungsavise
Die Seite Zahlungsavise gruppiert genehmigte Rechnungen nach Auftragnehmer, damit Finanz- oder Betriebsverantwortliche die Zahlungsmitteilung vorbereiten und versenden können.
Inhalt eines Zahlungsavis
Jedes Zahlungsavis enthält:
- Referenznummer
- Auftragnehmer
- Zahlungsdatum
- Gesamtbetrag und Währung
- Anzahl verknüpfter Rechnungen
- Versandstatus
Referenznummern werden automatisch im Format PA-YYYYMMDD-XXXXXX erzeugt.
Zahlungsavis-Liste
Die Listenansicht unterstützt:
- Textsuche
- Auftragnehmerfilter
- Datumsbereich für Zahlungsdatum
- Umschaltung zwischen aktiven und archivierten Einträgen
- sortierbare Spalten wie Auftragnehmer, Zahlungsdatum und Gesamtbetrag
Status
Zahlungsavise verwenden einen einfachen operativen Status:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Pending Send | Erstellt, aber noch nicht per E-Mail versendet |
| Sent | Bereits an den Auftragnehmer versendet |
Archivierte Zahlungsavise bleiben im System und können wiederhergestellt werden.
Aktionen
Über das Zeilenmenü oder den Detaildialog können Benutzer:
- Export PDF ausführen, um das Zahlungsavis-Dokument zu erstellen
- Send Email verwenden, um das Avis an den Auftragnehmer zu senden
- Archive nutzen, um es aus der Standardliste auszublenden
- Unarchive nutzen, um es wiederherzustellen
Detailansicht
Beim Öffnen eines Zahlungsavis sehen Sie:
- die Zusammenfassung des Avis selbst
- den Versandzeitpunkt, sofern es bereits verschickt wurde
- eine Tabelle aller verknüpften Rechnungen mit Rechnungsnummer, Dokumenttyp, Datumsfeldern, Status und Gesamtbetrag
So lässt sich vor dem Versand schnell prüfen, welche Rechnungen genau enthalten sind.
Beziehung zu Rechnungen
Zahlungsavise stehen am Ende des Freigabeprozesses:
- Auftragnehmer reichen Rechnungen ein.
- Die Positionen werden genehmigt.
- Genehmigte Rechnungen werden für die Gruppierung in Zahlungsavisen verfügbar.
- Das Zahlungsavis wird exportiert oder an den Auftragnehmer gesendet.
Für den eigentlichen Rechnungsfreigabeprozess siehe Rechnungen.